11 lipca 2018

Księgowość w restauracji: Opracowanie systemu automatycznego dla większej wydajności… i zysków!

Dlatego tak ważne jest stworzenie działającego systemu księgowości restauracji.

Jak zapewne wiesz, branża restauracyjna ma bardzo niskie marże zysku. I właśnie dlatego stworzenie wydajnego i dokładnego systemu księgowego jest sprawą najwyższej wagi.
Co więcej, system księgowości firmy acega.pl w restauracji musi identyfikować i kontrolować takie kwestie.

Faktem jest, że wdrożenie prawidłowo działającego systemu księgowości wiąże się z wieloma wyzwaniami.

Dzięki ponad pięcioletniemu doświadczeniu w zarządzaniu restauracją i ponad 10-letniemu doświadczeniu w księgowości dla restauracji, doskonale rozumiem, jak działa restauracja, zarówno z operacyjnego, jak i merytorycznego punktu widzenia.

Oto najlepsza rada jaką mogę zaoferować w sprawie skonfigurowania systemu księgowości dla restauracji.

Używaj systemu restauracyjnego jako narzędzia do zarządzania.

Jeśli korzystasz z systemu punktów sprzedaży w swojej restauracji, musisz korzystać ze wszystkich funkcji systemu. Poświęć czas na pracę nad prawidłową konfiguracją systemu z programistami. Poznaj tajniki systemu i dowiedz się, jak najlepiej wykorzystać go w swojej restauracji.
Niestety, jednym z głównych problemów, z jakimi borykają się restauracje, jest kradzież. Właściciele restauracji muszą się nie tylko martwić o kradzież przez pracowników, ale również o kradzież księgowych.
Z mojego doświadczenia jako księgowego i kierownika restauracji widziałem to wszystko: od pracowników kradnących napoje i żywność po pracowników wyprowadzanych w kajdankach z powodu masowych oszustw i kradzieży.

Oto rozwiązanie…

Twój system może pomóc w kontrolowaniu i minimalizowaniu kradzieży pracowników i księgowych. Proste kontrole antywłamaniowe, które można zaprogramować w systemie , obejmują zgodę menadżera na otwarcie szuflady na pieniądze i zastosowanie zniżki lub rabatu na zakup.
Dodatkowo, powinieneś korzystać z raportowania, aby codziennie rozliczać się z gotówki. Jeśli gotówka nie jest wypłacona, coś jest nie tak. Musisz również rozumieć i używać pewnych raportów z systemu. Jednym z nich jest codzienny raport podsumowujący sprzedaż.

Codzienne podsumowanie sprzedaży

Codzienny raport podsumowujący sprzedaż jest ważnym raportem, ponieważ informuje o wszystkim, co wydarzyło się w restauracji w danym dniu; nie tylko o sprzedaży, ale również o płatnościach i promocjach.
Jedną z ważniejszych rzeczy do zrozumienia w codziennych podsumowaniach sprzedaży jest to, jak wprowadzić te informacje do systemu księgowego, aby na koniec miesiąca można było dokonać rozliczenia. Rejestracja dziennej sprzedaży wydaje się prosta, ale kończy się dezorientacją wielu właścicieli i księgowych.

Oto klucz…

Musisz odzwierciedlić to, co dzieje się na Twoim koncie bankowym.

Zapomnijmy o sprzedaży na sekundę i porozmawiajmy o płatnościach. Płatności zazwyczaj mają formę gotówki, kart kredytowych i bonów.
Dzienny wpis w dzienniku sprzedaży musi być dokładnie dopasowany do sposobu, w jaki środki te trafiają na konto bankowe. Jeśli tak się nie stanie, proces pojednania okaże się niezwykle trudny.
W zależności od procesu handlowego, system dokonuje wpłaty na konto bankowe oddzielnie od wpłat na kartę płatniczą. W związku z tym należy skonfigurować oddzielne pozycje dla każdej z nich w dzienniku sprzedaży.
A co z gotówką? Kiedy trafia do banku? Czy to jest moment, kiedy Twój klient płaci, a Ty wkładasz gotówkę do kasy?

Nie!

To właśnie wtedy ta gotówka jest zabierana do banku.

Proponuję trzymać kasę w z góry ustalonej wysokości i mieć menadżera, który codziennie dopłaca gotówkę do zgłoszeń. Potem wpłacić gotówkę za konkretny przedział czasowy na konto.
Obsługa płatności gotówkowych jest dobrym przykładem tego, dla czego zbudowano fundusze bez przypisania w programie. Jeśli twój system nie dostarczy dziennego podsumowania sprzedaży, które pokazuje jak trzeba rozłożyć płatność, to musisz opracować niestandardowy raport lub poprosić dostawcę usługi o dostosowanie raportu do ciebie.

W przeciwnym razie system księgowy nie będzie dokładny i nie będzie można uzgodnić kont bankowych!

W miarę jak rozrastasz się w wiele restauracji, posiadanie tego systemu codziennej sprzedaży okaże się bezcenne.

Importowalne dane płacowe

Wynagrodzenia mogą być ogromnym bólem dla restauracji lub grupy restauracji. W zależności od liczby pracowników, płace mogą stać się ogromnym obciążeniem dla prawidłowego rozliczania.

Mam trzy główne rekomendacje dotyczące płac w waszej restauracji…

Przede wszystkim należy utworzyć oddzielne rachunki dla listy płac. Chociaż nie sądzę, aby posiadanie oddzielnego konta bankowego na Twoją listę płac było obowiązkowe, uważam, że jest to bardzo pomocne.
Po drugie, zlecaj podwykonawstwo płac. Zalecam outsourcing płac dla prawie każdego rodzaju działalności. Dla minimalnych kosztów outsourcingu wynagrodzeń trudno byłoby znaleźć księgowego lub księgowego, który może to zrobić taniej w domu.
I wreszcie, czy Twoje dane płacowe mogą być importowane do Twojego systemu księgowego. Posiadanie danych płacowych, które można zaimportować do systemu księgowego jest absolutnie niezbędne. Zbyt wiele restauracji rejestruje listę płac w kwocie netto jako koszty wynagrodzeń i nazywają to dobrze. Jest tak wiele problemów z tym związanych, a jeden z nich albo zaniża, albo zawyża wydatki.
Musisz rejestrować kwestie związane z wynagrodzeniami co najmniej według płacy brutto, zobowiązań płacowych pracowników i podatków pracodawcy!
Prawidłowe wprowadzanie listy płac do systemu księgowego poprzez wprowadzanie danych jest czasochłonne, kosztowne i często niedokładne z powodu błędu ludzkiego.

Opracowanie systemu rozliczeń

Ważne jest, aby na wczesnym etapie działalności biznesowej opracować system rozliczeń dla swojej restauracji, zanim sytuacja stanie się zbyt skomplikowana. Jeśli masz wiele lokalizacji dla swojej grupy restauracji, możesz rozważyć skorzystanie z funkcji klasy w programie, aby rozliczyć się z wydatków każdej z nich.

Proszę pozwolić mi o to zapytać…

Jak często trzeba wprowadzać rachunki, aby móc przeglądać dokładne raporty wydatków? Jak często musisz płacić rachunki, aby zadowolić swoich dostawców?

Oto wskazówka…

Ogromna oszczędność czasu polega na połączeniu systemu księgowego z bankiem i umożliwieniu płatności rachunków za pośrednictwem tego samego systemu. Pozwoli to na zatwierdzanie i płacenie rachunków bezpośrednio przez system księgowy.
Twoja instytucja bankowa automatycznie wyśle płatność do sprzedawcy bez konieczności drukowania potwierdzenia, umieszczania go w kopercie i wysyłania pocztą.

Ta prosta sztuczka może zaoszczędzić czas i pieniądze!

Najważniejszą rzeczą w systemie rozliczeń jest opracowanie jasnego i spójnego procesu, który sprawi, że sprzedawcy będą zadowoleni, a raporty będą na tyle aktualne, aby zadowolić właścicieli restauracji i inwestorów.

Raportowanie w restauracjach ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy.

Musisz opracować zestaw raportów, które będziesz mógł regularnie przeglądać. Niektóre raporty należy przeglądać codziennie lub co tydzień, podczas gdy inne tylko raz w miesiącu lub kwartale. Bez względu na to, co się dzieje, ważne jest, abyś przeglądał swoje raporty w sposób spójny.
Oczywiście musisz mieć pewność, że szukasz dokładnych informacji. Jedynym sposobem zapewnienia dokładności informacji jest upewnienie się, że wszystkie księgi rachunkowe zostały uzgodnione.

Jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić?


Wszystkie kroki, o których właśnie rozmawialiśmy, muszą być wykonane dokładnie i terminowo, aby raportowanie w restauracji było bezbłędne.

Oto krótkie podsumowanie tych kroków….

Wszystko zaczyna się od codziennego wpisu w dzienniku sprzedaży. Następnie należy opracować system rozliczeń oraz sposób na dokładne wprowadzenie danych o wynagrodzeniach. Jeśli wszystkie te kroki zostaną wykonane prawidłowo, można będzie uzgodnić wszystkie rozliczenia. Po uzgodnieniu rachunków możesz mieć pewność, że przeglądasz dokładne raporty.
Przyjacielu, zrób sobie przysługę i stwórz system raportowania i harmonogram raportowania, który będzie działał dla Ciebie. Dobre procedury sprawozdawcze zapewnią Twojemu lokalowi ciągłość i zyskowność!
Jak wiele firm, uważam, że najważniejszą częścią procesu księgowania w restauracji jest zgodność. Uzgodnienie konta jest możliwe tylko wtedy, gdy wszystkie kroki w procesie są wykonywane sprawnie i dokładnie.
Największą przeszkodą, jaką zazwyczaj widzę w restauracjach, jest umieszczenie dziennego raportu podsumowującego sprzedaż w formacie umożliwiającym uzgodnienie danych bankowych. Jeśli zapiszesz wszystkie płatności dokonane kartą kredytową jako jedną kwotę ryczałtową, wkrótce dowiesz się, że pogodzenie konta bankowego jest niemożliwe.
Jak widać, w księgowości restauracji trzeba nawigować po kilku skomplikowanych zakrętach. Niech profesjonaliści z księgowości zrobią to za Ciebie!
Faktem jest, że opracowanie systemu księgowości restauracji na wczesnym etapie życia firmy sprawi, że rozwój firmy będzie zarówno wykonalny, jak i płynny.

Źródło: http://acega.pl/

Zostaw komentarz

Please enter your name.
Please enter comment.